منتظمین کو کورونا وائرس بحران سے نمٹنے کے لئے ٹیموں کی رہنمائی کے لئے 10 نکات

کرسٹینا اے نارڈی اور جینا ارجینا کی تحریر کردہ

آپ کی کمپنی نے تازہ ترین COVID-19 کی تازہ ترین معلومات کو شریک کرنے کے لئے ایک سماجی چینل قائم کیا ، اعلی قیادت کے ملازمین کو اکثر ، اگر روزانہ نہیں تو ، اور عمومی سوالات اور معلومات حاصل کرنے کے لئے ملازمین CoVID-19 "مرکز" کا دورہ کرسکتے ہیں۔ مزید یہ کہ ، قیادت نے تمام ملازمین کو یہ لازمی قرار دیا ہے کہ وہ گھر سے کام کر سکیں ، جب تک کہ وہ مزید اطلاع نہ دیں۔ بڑھتے ہوئے عالمی بحران کے درمیان اب آپ گھر پر اپنی دور دراز ٹیم کا انتظام کررہے ہیں۔ اور ، ابھی کام کرنا ہے۔ واقف آواز؟

اگر آپ علم کے کارکنوں کے منتظم ہیں ، تو کورونا وائرس وبائی مرض نے آپ کو اور آپ کی ٹیم کو ایسے حالات میں ڈال دیا ہے کہ آپ نے پہلے کبھی ایسا سلوک نہیں کیا تھا۔ عام وقتوں میں جب آپ کی ٹیم قریب بیٹھی ہوتی ہے ، تو آپ باقاعدگی سے شخصی طور پر ملتے ہیں ، آپ ٹیم کے ممبروں کے ساتھ کافی پکڑ لیتے ہیں ، اور سوال پوچھنے کے ل by وہ آپ کی میز کے پاس رک جاتے ہیں۔ آپ انہیں مل کر وائٹ بورڈنگ کے حل ، دوپہر کے کھانے ، اور ہفتے کے آخر کے منصوبوں کے بارے میں گفتگو کرتے ہوئے دیکھیں گے۔ لمبی کمپنی کے ای میلز اور سخت ورچوئل کالز نے تعاون ، ٹیم ورک اور کامریڈی کی جگہ لے لی ہے جس کی آپ اور آپ کی ٹیم عادت ہے۔ آپ کی کمپنی کا اوپر سے نیچے والا ردعمل بہت اچھا ہوسکتا ہے ، لیکن آپ کو اس بارے میں یقین نہیں ہے کہ آپ اپنی ٹیم کو روزانہ کس طرح سے رہنمائی کریں گے۔ یہاں دس کام ہیں جو آپ شروع سے کرسکتے ہیں۔

1) ٹیم کے طور پر ، ٹیم کے ل expectations توقعات طے کریں۔

ریموٹ ورکنگ توقعات کا ایک ساتھ مل کر طے کرنے کے لئے ٹیم کی گفتگو کو سہولت فراہم کریں۔ پیشگی فیصلہ کریں کہ آپ کیا توقعات قائم کرنا چاہتے ہیں (اور کیوں) بمقابلہ ٹیم مل کر کیا فیصلہ کرسکتی ہے۔ آپ کو کمپنی کی پالیسی اور طریقوں کے ساتھ ساتھ اپنے ملازمین کی حفاظت سے متعلق کوئی توقعات رکھنی چاہیں۔ مثال کے طور پر ، یہ واضح کریں کہ آپ کی توقع ہے کہ آپ کی ٹیم کمپنی کے ای میلز کو پڑھے گی اور ہدایات پر عمل کرے گی۔

ٹیم کی حیثیت سے طے کرنے کی توقعات میں شامل ہیں: بنیادی گھنٹے مکمل ٹیم دستیاب ہے۔ مخصوص "گہرے کام" دن / اوقات جب ٹیم کے ممبران میٹنگوں کا شیڈول نہیں کرتے یا ایک دوسرے کو مداخلت نہیں کرتے ہیں۔ ای میل اور ملاقاتوں سے آگے جڑے رہنے کا طریقہ (جیسے ، ورچوئل چیٹ رومز ، فوری میسنجر)؛ اور کالز اور ٹیکسٹنگ پر ٹیم کے معیارات ، بشمول / آف اوقات۔ ان موضوعات پر اپنی اپنی پوزیشن کے بارے میں پہلے سے سوچنے میں وقت گزاریں ، خاص طور پر آپ کیا ہیں اور کیوں ٹھیک نہیں اور کیوں ، لہذا آپ اپنی ٹیم کے سامنے اپنے نقطہ نظر کو معروضی بیان کرسکتے ہیں۔

اجلاس کو پہلے ہی ذاتی پیغام کے ساتھ بھیجیں جس میں یہ بتادیا جائے کہ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں ، کیوں ، اور آپ اپنی ٹیم کو کس فیصلے کے ساتھ بنانا چاہتے ہیں - لہذا ان کے پاس تیار ہونے کا وقت ہے۔ اپنی ٹیم کے ان پٹ سے مشورہ کرنے پر غور کریں کہ آپ کی تجویز کردہ اشاعت کے علاوہ وہ کیا توقعات کا تعین کرنا چاہتے ہیں۔

ٹیم کے دماغی طوفانوں کے ایجنڈے اور آئیڈیاز کو ظاہر کرنے کے لئے ایک ورچوئل وائٹ بورڈ یا دستاویز کا استعمال کریں ، ٹیم کے ہر ممبر سے ان پٹ طلب کریں اور مسابقتی خیالات کا فیصلہ کرنے کے لئے جمہوری انداز کو ووٹ ڈالنے جیسے استعمال کریں۔ میٹنگ کے بعد ، توقعات کو بطور عمل درآمد کرنے کے ل team ٹیم کے فیصلوں کو بھیجیں اور پوسٹ کریں۔

2) اپنے رابطوں میں اضافہ کریں۔

آپ کی ٹیم کے ممبران آپ کو ای میل یا بات چیت کے ذریعہ آپ تک پہنچانے میں زیادہ پریشان ہوسکتے ہیں کیونکہ یہ آپ کے ڈیسک سے چند منٹ رکنے یا کچن میں پکڑنے سے مختلف ہے۔ آپ کے ساتھ کم رابطوں کے نتیجے میں ترجیحات پر واضح نہ ہونے ، نظریہ شیئرنگ میں رکاوٹ پیدا ہوسکتی ہے اور آپ کی ٹیم کے ممبران کو آپ کی طرف سے درکار سمت یا کوچنگ کے بغیر جدوجہد کرنے کا سبب بن سکتا ہے۔ اپنی ٹیم کے ساتھ زیادہ متواتر ، موثر ٹچ پوائنٹ کو قائم کرکے اس کو روکیں۔ مثال کے طور پر ، ایک 15 منٹ کی روزانہ "سکرم" میٹنگ جہاں ٹیم کے ہر ممبر نے "جو انہوں نے کل سے مکمل کیا ،" "آج وہ کیا کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں" ، اور "ان کے راستے میں کیا ہو رہا ہے" ایک دوسرے کو برقرار رکھنے کا ایک عمدہ طریقہ ہے۔ باخبر اور فوری طور پر روڈ بلاکس کو دور کریں۔

اگر آپ اپنی ٹیم کے ہر ممبر کے ساتھ پہلے ہی ایک سے مقابلہ رکھتے ہیں تو ، بہت اچھا۔ اگر نہیں تو ، اب شروع کریں۔ اپنی ٹیم کے ممبروں سے ایجنڈا طے کرنے کو کہیں۔ ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ سرگرمیوں اور پروجیکٹس کو شامل کریں جس کی انہیں آپ کی طرف سے مزید سمت یا کوچنگ کی ضرورت ہے۔ ان سے کہیں کہ وہ اپنا ایجنڈا پہلے سے آپ کے ساتھ بانٹیں ، تاکہ آپ تیاری کرسکیں۔ ہر ایک کو اسٹیٹس رپورٹس کے بطور استعمال کرنے سے گریز کریں۔ اس کے بجائے ، ان کو اپنی ٹیم کے ممبر کے ساتھ کام کرنے کے وقت کے طور پر اس کی / اس کے آگے بڑھنے میں مدد کے لئے استعمال کریں۔

3) خود کی دیکھ بھال کے لئے وکیل.

اعلی تناؤ اور ابہام کے ان اوقات کے دوران ، یہ ضروری ہے کہ آپ کی ٹیم خود کی دیکھ بھال کرنا یاد رکھے۔ یہ ہوائی جہاز میں پرواز کے اٹینڈنٹ ہدایات کی طرح ہی ہے: دوسروں کی مدد کرنے سے پہلے آپ کو اپنا ماسک لگانا ہوگا۔ ٹیم کے ممبروں کے ساتھ چیک ان کریں تاکہ یہ یقینی بنائیں کہ وہ دباؤ میں کمی کی جو بھی سرگرمیاں ان کے ل work کام کرتی ہیں ، خواہ وہ باہر چہل قدمی کر رہی ہو ، پڑھ رہی ہو یا مراقبہ ہو۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ بطور رہنما آپ بھی وہی کر رہے ہیں۔ اگر آپ خود ایک زبردست تناؤ کا راکشس نہیں ہیں تو آپ اپنی ٹیم کی مدد کرنے میں زیادہ کارگر ثابت ہوں گے!

4) (ورچوئل) کمیونٹی بنائیں۔

آپ خوشگوار ساعت پر نہیں جا سکتے ، لیکن آپ پھر بھی اشتراک اور رابطہ قائم کرسکتے ہیں۔ اپنی ٹیم کے ممبروں کو شامل کریں تاکہ آپ اکیلے تخلیقی نہ ہوں۔ مثال کے طور پر ، چیٹ یا ورچوئل وائٹ بورڈ کھولیں اور اپنی ٹیم کے ممبروں سے اندازہ لگائیں کہ وہ عملی طور پر کام کرتے ہوئے رابطے کیسے بنانا چاہتے ہیں۔ ان سے پوچھیں کہ وہ ٹیم کی روایات کو کیسے جاری رکھنا چاہتے ہیں ، جیسے سالگرہ کی تقریبات۔ ان کے نظریات کی حمایت کریں اور ان پر عمل درآمد پر ملکیت دیں۔

آسان ، کم کوشش کرنے والے کام جیسے جیسے: ٹیم کے ممبروں کو دن بھر کے سوالات کی طرح گھومنے کی دعوت دیں جیسے "آپ کی پسندیدہ چھٹی کی منزل کہاں ہے" یا "آپ کون سا ٹی وی شو دکھا رہے ہیں" اور ایک دوسرے کے جوابات پر تبصرہ کریں۔ انسٹی ٹیوٹ "ون بدھ" جہاں ہر ایک گذشتہ ہفتے سے ذاتی یا پیشہ ور جیت کا حصول کرتا ہے۔ ایک ٹیم کے ذریعے طے شدہ چیلنج شروع کریں جیسے ایک ہفتہ میں کتاب میں صفحات کی ایک مقررہ تعداد کو پڑھنا یا روزانہ اقدامات میں جانا۔ پیر کی صبح کافی کے وقفے کو تھام لیں جہاں آپ سب ایک مقررہ وقت پر اپنا ویڈیو آن کرتے ہیں اور اپنے اختتام ہفتہ کے بارے میں شئیر کرتے ہیں۔

5) سرشار ورچوئل ٹیم مواصلاتی چینلز بنائیں۔

چاہے یہ گروپ چیٹ ہو یا فوری پیغام آپ کی تنظیم جس بھی پلیٹ فارم پر استعمال کرتی ہے ، ٹیم کے لئے اپڈیٹس ، پروجیکٹس پر رابطے میں رہنے کے ل channels چینلز قائم کریں ، یا صرف کنبہ کے ساتھ بیکنگ کوکیز جیسے اپنے خاندان یا اپنے کتے یا بلی کی دلہنوں کی طرح شیئرنگ کریں۔ مزید ضروری پیغامات اور ہنگامی صورتحال کے لئے گروپ چینل بھی بنائیں ، مثال کے طور پر ایک گروپ ٹیکسٹ۔

6) شفافیت کے ساتھ بات چیت.

اپنی ٹیم کے ساتھ زیادہ سے زیادہ معلومات شیئر کریں۔ یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس تمام جوابات یا معلومات موجود نہیں ہیں تو ، اپنی بات سے آگاہ کریں۔ یہ کہنا ٹھیک ہے ، "مجھے ابھی تک یہ معلوم نہیں ہے - مجھے تلاش کرنے اور آپ کے پاس واپس آنے دو" یا "اس کے بارے میں مزید معلومات ملتے ہی میں آپ کو بتا دوں گا۔" جب مواصلات سے متعلق فرق موجود ہیں تو ، ملازمین خلا کو پُر کرنے کے لئے "کہانیاں بنا سکتے ہیں" ، جو غلط فہمی پھیلانے اور بے چینی بڑھنے کا باعث بن سکتے ہیں۔

7) ٹیم کے ہر ممبر سے انفرادی طور پر چیک ان کریں۔

اپنی ٹیم کے ممبروں سے واقعتا really چیک کرنے کے لئے وقت لگائیں ، جیسے کہ ون آن ون ملاقاتوں کے دوران۔ "آپ کو کس چیز کی فکر ہے" ، "گھر سے کام کیسے ہو رہا ہے - آپ کے لئے کیا کام کر رہا ہے اور کیا نہیں ،" جیسے سوالات پوچھیں ، "آپ کے ذہن میں کیا ہے کہ ہم بات نہیں کررہے ہیں ،" اور "میں کیا کرسکتا ہوں؟ اپنی ٹیم کے ممبر کے لئے دروازہ کھولنے کے لئے بہتر تعاون کریں۔ سنیں ، خلل ڈالنے سے گریز کریں اور افہام و تفہیم کی جانچ پڑتال کے ل what جو کچھ آپ اپنے الفاظ میں سنتے ہیں اسے دوبارہ بانٹیں۔ جو کچھ آپ سنتے ہیں اس پر مبنی اقدامات کریں ، لہذا آپ کی ٹیم کو اس وقت کی مدد حاصل ہے جس کی انہیں ضرورت ہے۔

8) اجازت دیں۔

اپنی ٹیم کو یہ جاننے میں مدد کریں کہ ان کی ضرورت کے لئے پوچھنا ٹھیک ہے۔ اس بات کا اشتراک کریں کہ آپ پہچانتے ہیں کہ ہر ایک کی صورتحال مختلف ہے ، اور انہیں بتائیں کہ آپ ہر شخص کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لئے چاہتے ہیں تاکہ اس کی منفرد صورتحال کی بنیاد پر یہ معلوم کیا جاسکے کہ کیا صحیح ہے۔ ایسا کرنے سے آپ کی ٹیم پر واضح ہوجاتا ہے کہ وہ آپ سے رجوع کرسکتے ہیں اور آپ دونوں کے ل work کام کرنے والے حل تلاش کرنے کے لئے مل کر کام کریں گے۔ اس طرح کی گفتگو کے ل employees ملازمین کے دباؤ کو ختم کرنے میں اس نے بہت طویل سفر طے کیا ہے۔

اپنی ہی صورتحال کے بارے میں کھلے رہیں ، چاہے وہ مزاحیہ بھی ہوں۔ مثال کے طور پر ، کال کے آغاز پر ، اپنی ٹیم کو بتائیں کہ شاید وہ آپ کے کتے کو بھونک رہے ہوں یا آپ کے بچوں کو پس منظر میں بھونک رہے ہوں۔ یا ، اس گروپ کو اپنی پسندیدہ کافی پیالا دکھائیں اور اس کے پیچھے کی کہانی شئیر کریں۔ اپنی ٹیم کو بھی شیئر کرنے کے لئے مدعو کریں۔ اس طرح کے اشارے آپ کی ٹیم کو گھریلو ماحول میں راحت اور مدد فراہم کرنے میں مدد کرتے ہیں جس پر ان کا مکمل کنٹرول نہیں ہوسکتا ہے۔

9) ماڈل ہمدردی اور توازن۔

آپ کس طرح عمل کرتے ہیں اور اس کا کیا اثر دیتے ہیں اس پر اثر انداز ہوتا ہے کہ آپ کی ٹیم کے عمل اور محسوس ہوتا ہے۔ کیا آپ ناراض ہوجاتے ہیں جب ٹیم کے کسی ممبر کو اچانک کال سے دور ہونا پڑتا ہے کیوں کہ اس کے ننھے بچے کو کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے؟ ٹیم کے دیگر ممبران بھی اسی طرح کا اظہار کریں گے۔ کیا آپ صبح 7:00 بجے سے رات 9:00 بجے تک آن لائن ہیں اور رات میں بھی ای میلز بھیج رہے ہیں؟ آپ کی ٹیم سوچے گی کہ انہیں اس کی عکس بندی کرنے کی ضرورت ہے۔ کیا آپ کالوں پر اپنا ویڈیو استعمال کرنے سے گریز کرتے ہیں؟ آپ کی ٹیم بھی ہوگی۔

تناؤ کی سطح بہت زیادہ ہے کیونکہ آپ کی ٹیم کام کرنے کے نئے طریقے ، گھر میں ذمہ داریاں اور ان کے معمولات میں خلل ڈالتی ہے۔ اپنی بات چیت کے دوران اور اپنی بات چیت میں اس کو دھیان میں رکھیں۔ وہ ٹیم کا ممبر جو اچانک کال سے ڈراپ ہونا پڑا؟ "یہ ٹھیک ہے" کہنے کی کوشش کریں ہم سب ابھی اپنی پوری کوشش کر رہے ہیں۔ ہم آپ کو بعد میں پکڑ لیں گے۔ دن کے لئے توڑنا؟ اپنی ٹیم کے ساتھ اشتراک کریں کہ آپ سائن آؤٹ کر رہے ہیں تاکہ آپ ورزش کرسکیں اور انہیں فعال رہنے کے لئے جو کچھ کررہے ہیں اس کا اشتراک کرنے کے لئے ان کو مدعو کرسکیں۔ ٹیم میٹنگ میں شامل ہونا؟ اپنی ٹیم کو بتائیں کہ آپ ویڈیو استعمال کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں اور اگر وہ آرام دہ ہوں تو انہیں بھی ایسا کرنے کی دعوت دیں۔

10) ایک مثبت ذہنیت کا ماڈل بنائیں۔

جس طرح آپ کا طرز عمل بطور رول ماڈل کام کرتا ہے ، اسی طرح آپ کی ذہنیت بھی۔ اس میں کوئی شک نہیں کہ ہم ایک بے مثال وقت میں ہیں۔ تمام چیلنجوں پر توجہ دینے کی بجائے ، مواقع کے بارے میں سوچیں۔ اس صورتحال سے کچھ مثبت نتائج کیا ہیں؟ کیا آپ کی ٹیم کے لئے یہ موقع ہے کہ وہ ایک دوسرے کو بہتر طور پر جان سکیں اور مؤثر طریقے سے تعاون کے نئے طریقے سیکھیں۔ کیا کام کرنے کا یہ نیا طریقہ کارگردگی ، بہتر مواصلات ، اور ایک زیادہ ہم آہنگی ٹیم کا باعث ہے؟ متاثرہ ذہنیت رکھنے کے بجائے ، اس پر غور کریں کہ آپ ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کرنے اور روابط اور تعاون کو بڑھانے کے لئے ایک ٹیم کے طور پر ایک ساتھ مل کر کیا بنانا چاہیں گے۔

بطور منیجر آپ جانتے ہو کہ آپ کی ٹیم آپ سے اشارے لیتی ہے۔ ابھی آپ کے لئے طرز عمل ، ذہنیت اور اقدامات کو ماڈل بنانے کا ایک ناقابل یقین موقع ہے جو آپ کی ٹیم کو مصروف اور نتیجہ خیز بنائے گا اور ان کو اپنی مدد فراہم کرے گا۔